Izjava o zasebnosti – SpeakUp®
O SpeakUp®
Vaša organizacija se je odločila, da vam omogoči uporabo platforme za prijavo nepravilnosti in poročanje SpeakUp®, ki jo je razvilo podjetje People Intouch B.V. (“mi,” “nas,” “naše”). Znotraj SpeakUp® lahko oddate (anonimno) poročilo in začnete varen in zanesljiv pogovor z vašo organizacijo. Pri uporabi SpeakUp® se obdelujejo osebni podatki. Osebni podatki v tem kontekstu pomenijo kakršne koli podatke, s katerimi ste lahko neposredno ali posredno identificirani.
Ker je People Intouch B.V. s sedežem na Nizozemskem v Evropski uniji (EU), smo zavezani k spoštovanju GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) EU, ki je ena najobsežnejših uredb o varstvu osebnih podatkov na svetu. Običajno delujemo kot obdelovalec podatkov pri zagotavljanju naših storitev vaši organizaciji, saj primarno obdelujemo osebne podatke v imenu vaše organizacije. To vlogo jemljemo resno in razumemo pomen skrbnega ravnanja z vašimi osebnimi podatki.
Vaša organizacija
Vaša organizacija je primarno odgovorna za obdelavo vaših osebnih podatkov prek SpeakUp®. Zato vaša organizacija velja za upravljavca podatkov. Če imate kakršna koli vprašanja v zvezi s SpeakUp® in kako bodo vaši osebni podatki obdelani, se obrnite na vašo organizacijo in preverite njihovo politiko SpeakUp®/prijavljanja nepravilnosti.
Želimo, da se počutite varno pri uporabi SpeakUp® in vas želimo podrobneje obvestiti o varnostnih ukrepih.
Kaj se zgodi s poročilom, oddanim prek SpeakUp®?
Vsebina poročila se deli z vašo organizacijo in bo uporabljena ter obdelana le za namene, za katere je SpeakUp® namenjen vaši organizaciji. Poročila so vedno deljena z vašo organizacijo v pisni obliki. Zvočna poročila so prepisana, preden so deljena, in zvočna datoteka se samodejno izbriše.
Anonimnost
Ko oddate poročilo prek SpeakUp®, se lahko odločite, ali boste delili svojo identiteto z vašo organizacijo ali ostali anonimni. Če v poročilu delite osebne podatke, jih bo vaša organizacija obdelala pri obravnavi vašega poročila. Medtem ko SpeakUp® obdeluje osebne podatke, SpeakUp® zagotavlja, da brez vašega soglasja vaša organizacija ne bo mogla vedeti, od koga poročilo izvira.
Vaša organizacija nas kot obdelovalca podatkov usmerja, da obdelujemo določene osebne podatke, vendar nas tudi izrecno usmerja, da uničimo vse relevantne povezovalne podatke, ki bi vas lahko identificirali kot posameznika, in da blokiramo vsak dostop vaše organizacije do teh osebnih podatkov.
Kateri podatki se obdelujejo?
Na splošno se obdelujeta dve kategoriji osebnih podatkov:
1. Osebni podatki, ki jih posredujete vi (npr. informacije o poročilu, ime in e-pošta); in
2. Osebni podatki, ki se samodejno zbirajo, ko uporabljate SpeakUp®.
SpeakUp® je zasnovan tako, da imate popoln nadzor nad tem, kaj boste poročali in kdaj. Ni pritiska, da bi vaši organizaciji posredovali več informacij, kot je namenjeno. Lahko boste oddali poročilo o nepravilnostih brez obveznih obrazcev.
Zakaj se osebni podatki obdelujejo pri uporabi SpeakUp®?
Na splošno se osebni podatki obdelujejo, da vam zagotovimo vse funkcionalnosti SpeakUp®.
Vaša organizacija
Za vašo organizacijo je obdelava osebnih podatkov prek SpeakUp® morda potrebna:
– Za zakoniti interes vaše organizacije, da ima varen sistem za zaznavanje nepravilnosti, ki sicer ne bi bile zaznane;
– Za vzpostavitev, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov vaše organizacije; in/ali
– Kot del pravne obveznosti, ki velja za vašo organizacijo, ker ima vaša organizacija morda pravno obveznost izvajati postopke poročanja in/ali prijavljanja nepravilnosti.
People Intouch B.V.
Osebne podatke obdelujemo kot upravljavec podatkov, kolikor je to potrebno za namene:
– Vzpostavitve varne (šifrirane) povezave z vašo napravo. Lahko obdelujemo naslednje osebne podatke:
– IP naslov;
– ID seje;
– ID naprave.
– Ne-marketinške komunikacije (npr. komunikacija o težavah). Lahko obdelujemo naslednje osebne podatke:
– E-pošta;
– Ime;
– Informacije o poročilu.
– Za preprečevanje in zaznavanje varnostnih groženj ali drugih goljufivih ali zlonamernih dejavnosti. Lahko obdelujemo naslednje osebne podatke:
– IP naslov;
– ID seje;
– ID naprave;
– E-pošta;
– Ime;
– User-Agent.
Ti osebni podatki ne bodo nikoli uporabljeni za noben drug namen in bodo shranjeni le toliko časa, kolikor je potrebno za predvideni namen.
Varnost podatkov
SpeakUp® zaradi svoje narave, obsega, konteksta in namena storitve zahteva zelo varno, zaupno, strukturirano in natančno nadzorovano upravljanje podatkov in obdelavo podatkov. Zaradi tega imamo v našem programu IT varnosti programske in strojne opreme ter v naših standardnih operativnih postopkih (“zasebnost po zasnovi”) vgrajene številne ukrepe za varstvo podatkov in varnost podatkov. SpeakUp® je zasnovan tako, da čim bolj omeji trajanje shranjevanja obdelanih podatkov.
SpeakUp® je sprejel obsežne ukrepe za preprečevanje izgube, zlorabe ali spremembe vaših osebnih podatkov. Vsi podatki so šifrirani, ko se prenašajo prek spleta SpeakUp® in mobilne aplikacije SpeakUp®.
Piškotki
Pri uporabi spleta SpeakUp® se uporabljajo sejni piškotki za zagotavljanje varne komunikacije. Ti podatki o sejnih piškotkih bodo izbrisani po dveh (2) urah. Ti piškotki so potrebni za delovanje SpeakUp®. Pravno so ti piškotki izvzeti iz zahteve po soglasju za piškotke. Zato ne prosimo za vaše dovoljenje za uporabo teh piškotkov, vendar vas obveščamo o njihovi uporabi.
Kakšne so vaše pravice?
Na splošno je vaša organizacija odgovorna za varovanje vaših pravic v skladu z veljavnimi zakoni o varstvu podatkov. Za več informacij o vaših pravicah do varstva podatkov se obrnite na politiko SpeakUp® in/ali politiko zasebnosti vaše organizacije. Za uveljavljanje vaših pravic do zasebnosti v zvezi z osebnimi podatki, ki jih nadzorujemo mi, nas lahko kontaktirate. Poleg tega imate pravico kadar koli vložiti pritožbo pri nadzornem organu. Napotujemo vas na to spletno stran za pregled nadzornih organov in njihovih kontaktnih podatkov.
Kontaktni podatki
People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Nizozemska
Spremembe
Želimo vas čim bolje obveščati in lahko občasno spremenimo in spremenimo to izjavo o zasebnosti.
*Zadnja sprememba: 26. januar 2024*