Persónuverndarstefna – SpeakUp®
Um SpeakUp®
Þín stofnun hefur valið að gera SpeakUp® skýrslugerðar- og tilkynningapallinn, sem þróaður var af People Intouch B.V. („við,“ „okkur,“ „okkar“), aðgengilegan fyrir þig. Inni í SpeakUp® geturðu skilið eftir (nafnlausa) skýrslu og byrjað örugga og trygga samræðu við þína stofnun. Persónuupplýsingar eru unnar við notkun SpeakUp®. Persónuupplýsingar, í þessu samhengi, þýða hvaða gögn sem hægt er að nota til að bera kennsl á þig beint eða óbeint.
Þar sem People Intouch B.V. er staðsett í Hollandi innan Evrópusambandsins (ESB), erum við skuldbundin til að fylgja ESB GDPR (Almennum reglugerðum um persónuvernd), sem er ein umfangsmesta reglugerð um persónuupplýsingar í heiminum. Við aðstoðum venjulega sem gögnavinnsluaðili þegar við veitum þjónustu okkar til þinnar stofnunar, þar sem við vinnum fyrst og fremst persónuupplýsingar fyrir hönd þinnar stofnunar. Við tökum þessa hlutverk alvarlega og skiljum mikilvægi þess að meðhöndla persónuupplýsingar þínar með varúð.
Þín Stofnun
Þín stofnun ber fyrst og fremst ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga þinna í gegnum SpeakUp®. Þess vegna er þín stofnun skráð sem gögnastjórnandi. Ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi SpeakUp® og hvernig persónuupplýsingar þínar verða unnar, vinsamlegast hafðu samband við þína stofnun og skoðaðu stefnu þeirra um SpeakUp®/skýrslugerð.
Við viljum að þú sért örugg(ur) meðan þú notar SpeakUp® og viljum upplýsa þig um öryggisráðstafanir í meira máli.
Hvað gerist við skýrslu sem skilið er eftir í gegnum SpeakUp®?
Innihald skýrslu er deilt með þinni stofnun og verður aðeins notað og unnið í þeim tilgangi sem SpeakUp® er ætlað af þinni stofnun. Skýrslur eru alltaf deilt með þinni stofnun í skriflegu formi. Hljóðskýrslur eru skrifaðar upp áður en þær eru deilt, og hljóðskráin er eytt sjálfkrafa.
Nafnleynd
Þegar þú skilar skýrslu í gegnum SpeakUp®, geturðu ákveðið að deila auðkenni þínu með þinni stofnun eða vera nafnlaus(ur). Ef þú deilir persónuupplýsingum í skýrslunni þinni, verða þær unnar af þinni stofnun við meðhöndlun skýrslunnar. Þó að SpeakUp® vinni persónuupplýsingar, tryggir SpeakUp® að án samþykkis þíns mun þín stofnun ekki geta vitað hver skýrslan kom frá.
Þín stofnun gefur okkur, sem gögnavinnsluaðila, fyrirmæli um að vinna ákveðnar persónuupplýsingar en gefur einnig skýr fyrirmæli um að eyða öllum tengingargögnum sem gætu auðkennt þig sem einstakling og að loka fyrir aðgang þinnar stofnunar að þessum persónuupplýsingum.
Hvaða gögn eru unnin?
Venjulega eru unnin tvær flokka persónuupplýsinga:
1. Persónuupplýsingar sem þú veitir (t.d. skýrslugögn, nafn og tölvupóst); og
2. Persónuupplýsingar sem sjálfkrafa eru safnað þegar þú notar SpeakUp®.
SpeakUp® er hannað þannig að þú hafir fullkomna stjórn á því hvað þú skýrslur og hvenær. Það er engin þrýstingur til að gefa meiri upplýsingar til þinnar stofnunar en ætlað er. Þú munt geta skilið eftir skýrslu um misferli án nauðsynlegra eyðublaða.
Af hverju eru persónuupplýsingar unnar við notkun SpeakUp®?
Venjulega eru persónuupplýsingar unnar til að veita þér allar virkni SpeakUp®.
Þín Stofnun
Fyrir þína stofnun gæti vinnsla persónuupplýsinga í gegnum SpeakUp® verið nauðsynleg:
– Fyrir lögmætan hagsmuni þinnar stofnunar að hafa öruggt kerfi til að greina misferli sem annars myndi ekki verða greint;
– Fyrir að koma á, nýta eða verja lögfræðilegar kröfur af hálfu þinnar stofnunar; og/eða
– Eins og krafist er sem hluti af lagalegri skyldu sem gildir um þína stofnun vegna þess að þín stofnun gæti haft lagalega skyldu til að innleiða skýrslugerð og/eða skýrslugerðaraðferðir.
People Intouch B.V.
Við vinnum persónuupplýsingar sem gögnastjórnandi að því marki sem það er nauðsynlegt í þeim tilgangi að:
– Koma á öruggri (dulkóðuð) tengingu við tækið þitt. Við gætum unnið eftirfarandi persónuupplýsingar:
– IP-tala;
– Sesjón ID;
– Tæki ID.
– Samskipti sem ekki tengjast markaðssetningu (t.d. samskipti um málefni). Við gætum unnið eftirfarandi persónuupplýsingar:
– Tölvupóstur;
– Nafn;
– Skýrslugögn.
– Til að koma í veg fyrir og greina öryggishættur eða aðra svik eða illgjarn starfsemi. Við gætum unnið eftirfarandi persónuupplýsingar:
– IP-tala;
– Sesjón ID;
– Tæki ID;
– Tölvupóstur;
– Nafn;
– Notandi-Agent.
Þessar persónuupplýsingar verða aldrei notaðar í öðrum tilgangi og verða aðeins vistaðar eins lengi og nauðsynlegt er fyrir þann tilgang.
Öryggi gagna
SpeakUp® krefst af eðli sínu, umfangi, samhengi og tilgangi þjónustunnar mjög öruggra, trúnaðargagna, skipulagðrar og nákvæmrar gagnaferla. Af þeirri ástæðu höfum við margar ráðstafanir um vernd gagna og öryggi gagna í gildi og ferla innbyggða í hugbúnaði okkar og vélbúnaðar IT öryggisáætlun og í okkar staðlaða aðgerðum („persónuvernd með hönnun“). SpeakUp® er hannað til að takmarka geymslutíma unnu gagna eins mikið og mögulegt er.
SpeakUp® hefur gripið til umfangsmikilla ráðstafana til að koma í veg fyrir tap, misnotkun eða breytingu á persónuupplýsingum þínum. Öll gögn eru dulkóðuð þegar þau eru send í gegnum SpeakUp® vefsíðuna og SpeakUp® farsímaforritið.
Vefkökurnar
Við notkun SpeakUp® vefsíðunnar eru notaðar sesjón vefkökurnar til að veita örugg samskipti. Þessi sesjón vefkökugögn verða eytt eftir tvær (2) klukkustundir. Þessar vefkökurnar eru nauðsynlegar fyrir að SpeakUp® virki. Lagalega eru þessar vefkökurnar undanþegnar kröfu um samþykki fyrir vefkökum. Þess vegna biðjum við ekki um leyfi þitt til að nota þessar vefkökurnar en upplýsum þig um notkun þeirra.
Hvaða réttindi hefur þú?
Venjulega ber þín stofnun ábyrgð á að vernda réttindi þín samkvæmt gildandi lögum um persónuvernd. Vinsamlegast vísaðu í stefnu þinnar stofnunar um SpeakUp® og/eða persónuverndarstefnu fyrir frekari upplýsingar um réttindi þín varðandi persónuvernd. Til að nýta réttindi þín varðandi persónuupplýsingar sem við stjórnum, vinsamlegast hafðu samband við okkur. Að auki hefurðu rétt til að leggja fram kvörtun hjá eftirlitsaðila hvenær sem er. Við vísa þér á þessa vefsíðu fyrir yfirlit yfir eftirlitsaðila og tengiliðaupplýsingar þeirra.
Tengiliðaupplýsingar
People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Holland
Breytingar
Við viljum halda þér upplýstum á sem bestan hátt og gætum breytt þessari persónuverndarstefnu af og til.
*Síðast breytt: 26. janúar 2024*