Déclaration de confidentialité – SpeakUp®
À propos de SpeakUp®
Votre organisation a choisi de mettre à votre disposition la plateforme de signalement et de dénonciation SpeakUp® développée par People Intouch B.V. (« nous », « notre », « nos »). Au sein de SpeakUp®, vous pouvez laisser un rapport (anonyme) et commencer une conversation sûre et sécurisée avec votre organisation. Des données personnelles sont traitées lors de l’utilisation de SpeakUp®. Les données personnelles, dans ce contexte, désignent toute donnée par laquelle vous pouvez être identifié directement ou indirectement.
Étant donné que People Intouch B.V. est basé aux Pays-Bas dans l’Union européenne (UE), nous nous engageons à respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l’UE, qui est l’une des réglementations sur la protection des données personnelles les plus complètes au monde. Nous agissons généralement en tant que sous-traitant des données lorsque nous fournissons nos services à votre organisation, car nous traitons principalement des données personnelles pour le compte de votre organisation. Nous prenons ce rôle au sérieux et comprenons l’importance de traiter vos données personnelles avec soin.
Votre Organisation
Votre organisation est principalement responsable du traitement de vos données personnelles via SpeakUp®. Par conséquent, votre organisation est qualifiée de responsable du traitement. Si vous avez des questions concernant SpeakUp® et la manière dont vos données personnelles seront traitées, veuillez contacter votre organisation et consulter sa politique SpeakUp®/Dénonciation.
Nous souhaitons que vous vous sentiez en sécurité lors de l’utilisation de SpeakUp® et aimerions vous informer plus en détail sur les mesures de sécurité.
Que se passe-t-il lorsqu’un rapport est laissé via SpeakUp® ?
Le contenu d’un rapport est partagé avec votre organisation et ne sera utilisé et traité que pour les fins pour lesquelles SpeakUp® est destiné par votre organisation. Les rapports sont toujours partagés avec votre organisation sous forme écrite. Les rapports audio sont transcrits avant d’être partagés, et le fichier audio est automatiquement supprimé.
Anonymat
Lorsque vous laissez un rapport via SpeakUp®, vous pouvez décider de partager votre identité avec votre organisation ou de rester anonyme. Si vous partagez des détails personnels dans votre rapport, ceux-ci seront traités par votre organisation lors du traitement de votre rapport. Bien que SpeakUp® traite des données personnelles, SpeakUp® veille à ce qu’aucun consentement de votre part, votre organisation ne puisse savoir d’où provient le rapport.
Votre organisation nous demande, en tant que sous-traitant des données, de traiter certaines données personnelles mais nous demande également explicitement de détruire toutes les données de connexion pertinentes qui pourraient vous identifier en tant qu’individu et de bloquer tout accès de votre organisation à ces données personnelles.
Quelles données sont traitées ?
En général, deux catégories de données personnelles sont traitées :
1. Données personnelles fournies par vous (par exemple, informations sur le rapport, nom et e-mail) ; et
2. Données personnelles collectées automatiquement lorsque vous utilisez SpeakUp®.
SpeakUp® est conçu de manière à ce que vous ayez un contrôle total sur ce que vous allez rapporter et quand. Il n’y a aucune pression pour fournir plus d’informations à votre organisation que prévu. Vous pourrez laisser un rapport de mauvaise conduite sans formulaires obligatoires.
Pourquoi les données personnelles sont-elles traitées lors de l’utilisation de SpeakUp® ?
En général, les données personnelles sont traitées pour vous fournir toutes les fonctionnalités de SpeakUp®.
Votre Organisation
Pour votre organisation, le traitement des données personnelles via SpeakUp® peut être nécessaire :
– Pour l’intérêt légitime de votre organisation d’avoir un système sûr pour détecter les comportements répréhensibles qui autrement ne seraient pas détectés ;
– Pour l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations légales par votre organisation ; et/ou
– Comme requis dans le cadre d’une obligation légale applicable à votre organisation, car votre organisation pourrait avoir une obligation légale de mettre en œuvre des procédures de signalement et/ou de dénonciation.
People Intouch B.V.
Nous traitons des données personnelles en tant que responsable du traitement dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de :
– Établir une connexion sécurisée (chiffrée) avec votre appareil. Nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :
– Adresse IP ;
– ID de session ;
– ID de l’appareil.
– Communication non marketing (par exemple, communiquer sur des problèmes). Nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :
– E-mail ;
– Nom ;
– Informations sur le rapport.
– Prévenir et détecter les menaces à la sécurité ou d’autres activités frauduleuses ou malveillantes. Nous pouvons traiter les données personnelles suivantes :
– Adresse IP ;
– ID de session ;
– ID de l’appareil ;
– E-mail ;
– Nom ;
– User-Agent.
Ces données personnelles ne seront jamais utilisées à d’autres fins et ne seront conservées que le temps nécessaire à l’objectif prévu.
Sécurité des données
SpeakUp® nécessite par sa nature, son étendue, son contexte et son objectif de service une gestion et un traitement des données très sécurisés, confidentiels, structurés et étroitement surveillés. Pour cette raison, nous avons mis en place de nombreuses mesures de protection des données et de sécurité des données, ainsi que des procédures intégrées dans notre programme de sécurité informatique et dans nos procédures opérationnelles standard (« privacy by design »). SpeakUp® est conçu pour limiter la durée de stockage des données traitées autant que possible.
SpeakUp® a pris des mesures étendues pour prévenir la perte, l’utilisation abusive ou la modification de vos données personnelles. Toutes les données sont chiffrées lors de leur transmission via le web SpeakUp® et l’application mobile SpeakUp®.
Cookies
Lors de l’utilisation du web SpeakUp®, des cookies de session sont utilisés pour fournir une communication sécurisée. Ces données de cookies de session seront supprimées après deux (2) heures. Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement de SpeakUp®. Légalement, ces cookies sont exemptés de l’exigence de consentement pour les cookies. Par conséquent, nous ne demandons pas votre permission pour utiliser ces cookies mais vous informons de leur utilisation.
Quels sont vos droits ?
En général, votre organisation est responsable de la protection de vos droits en vertu des lois sur la protection des données applicables. Veuillez vous référer à la politique SpeakUp® et/ou à la politique de confidentialité de votre organisation pour plus d’informations sur vos droits en matière de protection des données. Pour exercer vos droits en matière de confidentialité concernant les données personnelles contrôlées par nous, n’hésitez pas à nous contacter. De plus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle à tout moment. Nous vous renvoyons à cette page web pour un aperçu des autorités de contrôle et de leurs coordonnées.
Coordonnées
People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Pays-Bas
Modifications
Nous souhaitons vous tenir informé de la meilleure manière possible et pouvons modifier et changer cette déclaration de confidentialité de temps à autre.
*Dernière modification : 26 janvier 2024*