Tietosuojalausunto – SpeakUp®
Tietoa SpeakUp®:sta
Organisaatiosi on valinnut tarjota sinulle SpeakUp®-ilmoitus- ja raportointialustan, jonka on kehittänyt People Intouch B.V. (”me”, ”meidän”). SpeakUp®:ssa voit jättää (anonyymin) raportin ja aloittaa turvallisen ja suojatun keskustelun organisaatiosi kanssa. Henkilötietoja käsitellään SpeakUp®:n käytön yhteydessä. Henkilötiedoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä mitä tahansa tietoa, jonka perusteella sinut voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti.
Koska People Intouch B.V. sijaitsee Alankomaissa Euroopan unionissa (EU), sitoudumme EU:n GDPR:ään (yleinen tietosuoja-asetus), joka on yksi maailman kattavimmista henkilötietojen suojaa koskevista säädöksistä. Toimimme yleensä tietojenkäsittelijänä tarjotessamme palvelujamme organisaatiollesi, sillä käsittelemme pääasiassa henkilötietoja organisaatiosi puolesta. Otamme tämän roolin vakavasti ja ymmärrämme, kuinka tärkeää on käsitellä henkilötietojasi huolellisesti.
Organisaatiosi
Organisaatiosi on ensisijaisesti vastuussa henkilötietojesi käsittelystä SpeakUp®:n kautta. Siksi organisaatiosi toimii tietojen rekisterinpitäjänä. Jos sinulla on kysymyksiä SpeakUp®:sta ja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään, ota yhteyttä organisaatioosi ja tarkista heidän SpeakUp®/ilmoituspolitiikkansa.
Haluamme, että tunnet olosi turvalliseksi käyttäessäsi SpeakUp®:ta, ja haluamme kertoa sinulle turvallisuustoimenpiteistä tarkemmin.
Mitä tapahtuu SpeakUp®:n kautta jätetylle raportille?
Raportin sisältö jaetaan organisaatiosi kanssa ja sitä käytetään ja käsitellään vain organisaatiosi määrittämiin tarkoituksiin SpeakUp®:n osalta. Raportit jaetaan aina organisaatiollesi kirjallisessa muodossa. Ääniraportit transkriboidaan ennen jakamista, ja äänitiedosto poistetaan automaattisesti.
Anonymiteetti
Jättäessäsi raportin SpeakUp®:n kautta voit päättää jakaa henkilöllisyytesi organisaatiosi kanssa tai pysyä anonyymina. Jos jaat henkilökohtaisia tietoja raportissasi, organisaatiosi käsittelee niitä raporttisi käsittelyn yhteydessä. Vaikka SpeakUp® käsittelee henkilötietoja, SpeakUp® varmistaa, että ilman suostumustasi organisaatiosi ei voi tietää, mistä raportti on peräisin.
Organisaatiosi ohjeistaa meitä, tietojenkäsittelijänä, käsittelemään tiettyjä henkilötietoja, mutta myös nimenomaisesti ohjeistaa meitä tuhoamaan kaikki asiaankuuluvat yhteystiedot, jotka voisivat tunnistaa sinut yksilönä, ja estämään organisaatiosi pääsyn näihin henkilötietoihin.
Mitä tietoja käsitellään?
Yleisesti ottaen käsitellään kahta kategoriaa henkilötietoja:
1. Henkilötiedot, jotka annat (esim. raporttitiedot, nimi ja sähköposti); ja
2. Henkilötiedot, jotka kerätään automaattisesti, kun käytät SpeakUp®:ta.
SpeakUp® on suunniteltu siten, että olet täysin hallinnassa siitä, mitä raportoit ja milloin. Sinua ei painosteta antamaan organisaatiollesi enemmän tietoa kuin aiot. Voit jättää väärinkäytösraportin ilman pakollisia lomakkeita.
Miksi henkilötietoja käsitellään SpeakUp®:n käytön yhteydessä?
Yleisesti ottaen henkilötietoja käsitellään, jotta voimme tarjota sinulle kaikki SpeakUp®:n toiminnot.
Organisaatiosi
Organisaatiollesi henkilötietojen käsittely SpeakUp®:n kautta voi olla tarpeen:
– Organisaatiosi oikeutettujen etujen vuoksi, jotta sillä on turvallinen järjestelmä havaita väärinkäytöksiä, joita muuten ei havaittaisi;
– Oikeudellisten vaatimusten perustamiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi organisaatiosi toimesta; ja/tai
– Laillisen velvoitteen täyttämiseksi, joka koskee organisaatiotasi, koska organisaatiolla saattaa olla laillinen velvoite toteuttaa raportointi- ja/tai ilmoitusmenettelyjä.
People Intouch B.V.
Käsittelemme henkilötietoja rekisterinpitäjänä siltä osin kuin se on tarpeen seuraavia tarkoituksia varten:
– Turvallisen (salatun) yhteyden luomiseksi laitteeseesi. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
– IP-osoite;
– Istunto-ID;
– Laitteen ID.
– Ei-markkinointiviestintään (esim. viestintä ongelmista). Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
– Sähköposti;
– Nimi;
– Raporttitiedot.
– Turvauhkien tai muiden petollisten tai haitallisten toimintojen estämiseksi ja havaitsemiseksi. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
– IP-osoite;
– Istunto-ID;
– Laitteen ID;
– Sähköposti;
– Nimi;
– Käyttäjä-agentti.
Näitä henkilötietoja ei koskaan käytetä muuhun tarkoitukseen, ja niitä säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen aiottua tarkoitusta varten.
Tietoturva
SpeakUp® vaatii luonteensa, laajuutensa, kontekstinsa ja palvelun tarkoituksen vuoksi erittäin turvallista, luottamuksellista, jäsenneltyä ja tiiviisti valvottua tietojen hallintaa ja tietojenkäsittelyä. Tämän vuoksi meillä on käytössä monia tietosuojatoimenpiteitä ja tietoturvatoimia, ja menettelyt on sisällytetty ohjelmisto- ja laitteistoturvallisuusohjelmaamme sekä vakiomenettelyihimme (”tietosuoja suunnittelussa”). SpeakUp® on suunniteltu rajoittamaan käsiteltyjen tietojen säilytysaikaa mahdollisimman paljon.
SpeakUp® on toteuttanut laajoja toimenpiteitä estääkseen henkilötietojesi menetyksen, väärinkäytön tai muuttamisen. Kaikki tiedot salataan, kun niitä siirretään SpeakUp®-verkon ja SpeakUp®-mobiilisovelluksen kautta.
Evästeet
SpeakUp®-verkkosivustoa käytettäessä käytetään istuntoevästeitä turvallisen viestinnän tarjoamiseksi. Nämä istuntoevästeiden tiedot poistetaan kahden (2) tunnin kuluttua. Nämä evästeet ovat välttämättömiä SpeakUp®:n toimimiseksi. Laillisesti nämä evästeet on vapautettu evästeiden suostumusvaatimuksesta. Siksi emme kysy lupaa näiden evästeiden käyttöön, mutta tiedotamme sinua niiden käytöstä.
Mitkä ovat oikeutesi?
Yleisesti ottaen organisaatiosi on vastuussa oikeuksiesi suojaamisesta soveltuvien tietosuojalakien mukaan. Lisätietoja tietosuojanoikeuksistasi saat organisaatiosi SpeakUp®-politiikasta ja/tai tietosuojapolitiikasta. Voit käyttää tietosuojaoikeuksiasi henkilötietoihin, joita me hallinnoimme, ottamalla meihin yhteyttä. Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle milloin tahansa. Suosittelemme tutustumaan tähän verkkosivustoon saadaksesi yleiskatsauksen valvontaviranomaisista ja heidän yhteystiedoistaan.
Yhteystiedot
People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
Alankomaat
Muutokset
Haluamme pitää sinut mahdollisimman hyvin informoituna ja saatamme muuttaa tätä tietosuojalausuntoa aika ajoin.
*Viimeksi muutettu: 26. tammikuuta 2024*