Privaatheidsverklaring – SpeakUp®
Oor SpeakUp®
Jou organisasie het gekies om die SpeakUp® klokkenluiders- en verslagdoeningsplatform, ontwikkel deur People Intouch B.V. (“ons,” “ons,” “ons”), beskikbaar te stel aan jou. Binne SpeakUp® kan jy ‘n (anonieme) verslag indien en ‘n veilige en beveiligde gesprek met jou organisasie begin. Persoonlike data word verwerk wanneer SpeakUp® gebruik word. Persoonlike data, in hierdie konteks, beteken enige data waardeur jy direk of indirek geïdentifiseer kan word.
Aangesien People Intouch B.V. in Nederland in die Europese Unie (EU) gebaseer is, is ons verbind tot die EU GDPR (Algemene Data Beskermingsregulasie), wat een van die mees omvattende regulasies vir die beskerming van persoonlike data in die wêreld is. Ons tree gewoonlik op as die data verwerker wanneer ons ons dienste aan jou organisasie lewer, aangesien ons hoofsaaklik persoonlike data namens jou organisasie verwerk. Ons neem hierdie rol ernstig op en verstaan die belangrikheid daarvan om jou persoonlike data met sorg te hanteer.
Jou Organisasie
Jou organisasie is hoofsaaklik verantwoordelik vir die verwerking van jou persoonlike data via SpeakUp®. Daarom kwalifiseer jou organisasie as ‘n data beheerder. As jy enige vrae het rakende SpeakUp® en hoe jou persoonlike data verwerk sal word, kontak asseblief jou organisasie en kyk na hul SpeakUp®/Klokkenluidersbeleid.
Ons wil hê jy moet veilig voel terwyl jy SpeakUp® gebruik en wil jou graag meer inligting gee oor die sekuriteitsmaatreëls.
Wat Gebeurt Met ‘n Verslag Wat Via SpeakUp® Gelaat Word?
Die inhoud van ‘n verslag word met jou organisasie gedeel en sal slegs gebruik en verwerk word vir die doeleindes waarvoor SpeakUp® bedoel is deur jou organisasie. Verslae word altyd in skriftelike vorm met jou organisasie gedeel. Klankverslae word getranskribeer voordat dit gedeel word, en die klanklêer word outomaties verwyder.
Anonimiteit
Wanneer jy ‘n verslag via SpeakUp® indien, kan jy besluit om jou identiteit met jou organisasie te deel of anoniem te bly. As jy persoonlike besonderhede in jou verslag deel, sal hierdie deur jou organisasie verwerk word wanneer hulle jou verslag hanteer. Terwyl SpeakUp® persoonlike data verwerk, verseker SpeakUp® dat sonder jou toestemming, jou organisasie nie sal weet van wie die verslag afkomstig is nie.
Jou organisasie gee ons opdrag, as die data verwerker, om sekere persoonlike data te verwerk, maar gee ook eksplisiet opdrag aan ons om alle relevante verbindingsdata wat jou as individu kan identifiseer, te vernietig en enige toegang van jou organisasie tot hierdie persoonlike data te blokkeer.
Watter Data Word Verwerk?
In die algemeen word twee kategorieë van persoonlike data verwerk:
1. Persoonlike data wat deur jou verskaf word (bv. verslaginligting, naam, en e-pos); en
2. Persoonlike data wat outomaties versamel word wanneer jy SpeakUp® gebruik.
SpeakUp® is ontwerp op ‘n manier dat jy volledige beheer het oor wat jy sal rapporteer en wanneer. Daar is geen druk om meer inligting aan jou organisasie te gee as wat bedoel is nie. Jy sal in staat wees om ‘n wanpraktyk verslag in te dien sonder verpligte vorms.
Waarom Word Persoonlike Data Verwerk Wanneer SpeakUp® Gebruik Word?
In die algemeen word persoonlike data verwerk om jou van al die funksies van SpeakUp® te voorsien.
Jou Organisasie
Vir jou organisasie mag die verwerking van persoonlike data via SpeakUp® nodig wees:
– Vir die regmatige belang van jou organisasie om ‘n veilige stelsel te hê om wanpraktyke op te spoor wat andersins nie opgespoor sou word nie;
– Vir die vestiging, uitoefening, of verdediging van regsgedinge deur jou organisasie; en/of
– Soos vereis as deel van ‘n wettige verpligting wat op jou organisasie van toepassing is omdat jou organisasie ‘n wettige verpligting mag hê om verslagdoenings- en/of klokkenluidersprosedures te implementeer.
People Intouch B.V.
Ons verwerk persoonlike data as ‘n data beheerder voor sover dit nodig is vir die doeleindes van:
– Die vestiging van ‘n veilige (versleutelde) verbinding met jou toestel. Ons mag die volgende persoonlike data verwerk:
– IP adres;
– Sessie ID;
– Toestel ID.
– Nie-bemarkingskommunikasie (bv. kommunikasie oor kwessies). Ons mag die volgende persoonlike data verwerk:
– E-pos;
– Naam;
– Verslaginligting.
– Om sekuriteitsbedreigings of ander bedrog of kwaadwillige aktiwiteite te voorkom en op te spoor. Ons mag die volgende persoonlike data verwerk:
– IP adres;
– Sessie ID;
-Toestel ID;
– E-pos;
– Naam;
– User-Agent.
Hierdie persoonlike data sal nooit vir enige ander doel gebruik word nie en sal slegs gestoor word so lank as wat nodig is vir die beoogde doel.
Data Sekuriteit
SpeakUp® vereis, weens sy aard, omvang, konteks, en doel van die diens, baie veilige, vertroulike, gestruktureerde, en noukeurig gemonitorde databeheer en dataverwerking. Om hierdie rede het ons baie databeskermings- en datasekuriteitsmaatreëls in plek en prosedures in ons sagteware en hardeware IT-sekuriteitsprogram en in ons standaard bedryfsprosedures (“privaatheid deur ontwerp”) ingesluit. SpeakUp® is ontwerp om die stoor duur van die verwerkte data so veel as moontlik te beperk.
SpeakUp® het uitgebreide maatreëls getref om die verlies, misbruik, of verandering van jou persoonlike data te voorkom. Alle data word versleuteld wanneer dit via die SpeakUp® web en die SpeakUp® mobiele toepassing oorgedra word.
Koekies
Wanneer die SpeakUp® web gebruik word, word sessie koekies gebruik om veilige kommunikasie te bied. Hierdie sessie koekiedata sal na twee (2) uur verwyder word. Hierdie koekies is noodsaaklik vir SpeakUp® om te funksioneer. Wettiglik is hierdie koekies vrygestel van die koekie toestemming vereiste. Daarom vra ons nie jou toestemming om hierdie koekies te gebruik nie, maar informeer ons jou oor hul gebruik.
Wat Is Jou Regte?
In die algemeen is jou organisasie verantwoordelik vir die beskerming van jou regte onder toepaslike databeskermingswette. Raadpleeg asseblief jou organisasie se SpeakUp® beleid en/of privaatheidsbeleid vir meer inligting oor jou databeskermingsregte. Om jou privaatheidsregte met betrekking tot persoonlike data wat deur ons beheer word, uit te oefen, voel vry om ons te kontak. Boonop het jy die reg om te kla by ‘n toesighoudende gesag te eniger tyd. Ons verwys jou na hierdie webblad vir ‘n oorsig van die toesighoudende gesag en hul kontakbesonderhede.
Kontakbesonderhede
People InTouch B.V.
Olympisch Stadion 6
1076 DE Amsterdam
The Netherlands
Wysigings
Ons wil jou graag op die beste manier moontlik inlig en mag hierdie privaatheidsverklaring van tyd tot tyd wysig en verander.
*Laas gewysig: 26 Januarie 2024*